Confidentialité

Qui est responsable ?

L'Association culturelle et artistique Ilirët, Chemin de Pierrefleur 74, 1004 Lausanne. Pour toute question sur vos données : info@iliret.ch.

Quelles données, et pourquoi ?

- Formulaire de contact : votre nom, votre e-mail, votre téléphone si vous l'indiquez, votre message et, pour une demande d'offre, la date, le lieu et le type d'événement. Ils servent uniquement à vous répondre.
- Inscription et fiche de membre : les informations nécessaires pour gérer l'inscription et la vie de l'association (identité, coordonnées, parents pour un enfant, groupes et activités, tailles pour les costumes, droit à l'image). Le pays de naissance et l'origine servent uniquement aux statistiques internes, sans jamais être publiés. Le site ne demande ni numéro AVS ni nationalité. Pour un enfant, un parent n'est jamais relié automatiquement : le comité vérifie d'abord, même quand le nom du parent correspond à une personne déjà inscrite. Un parent peut aussi inscrire depuis son espace son enfant ou une personne de son foyer ; le comité valide chaque inscription.
- Informations pour l'encadrement (par exemple une allergie) : facultatives. Seuls les administrateurs et le niveau 1 du comité les voient. Elles ne sont pas reprises de la demande d'inscription une fois la personne inscrite.
- Photo de profil : facultative, rangée dans un dossier privé, visible par le comité et les responsables artistiques des groupes de la personne.
- Remarques internes : le comité peut noter des remarques sur une fiche. Elles font partie de vos données : vous les retrouvez dans le téléchargement « Mes données ».
- Liens de famille : le lien avec un membre de votre famille inscrit (parent, enfant, frère, sœur, grand-parent…), que vous l'indiquiez ou que le comité le corrige. Pour l'indiquer, un membre connecté peut chercher un autre membre par son nom : il voit seulement le prénom et le nom, jamais la liste entière ni d'autres données. Le niveau 1 du comité vérifie que c'est exact avant que le lien apparaisse ; il est visible seulement par les deux personnes concernées et par le comité. Il sert à regrouper les familles dans un même foyer (une seule facture) et ne donne aucun accès aux données de l'autre personne.
- Espace membres : votre compte (e-mail ou identifiant, mot de passe enregistré sous une forme chiffrée qu'on ne peut pas relire), vos réponses aux rendez-vous, vos absences et les présences notées par les responsables.
- Cotisations et factures : adresse de facturation, montants, paiements et avis de crédit de la banque de l'association, pour retrouver qui a payé quoi.
- Notifications : si vous les activez sur un téléphone, le site garde l'adresse d'envoi fournie par votre navigateur ; elle est effacée quand vous vous déconnectez de ce téléphone. Si vous l'acceptez dans votre profil, les avis partent aussi par e-mail. Vous choisissez quels avis vous recevez.
- Galerie photos et médiathèque : les photos que les membres proposent, avec leur accord. Elles apparaissent dans l'espace membres seulement après validation du comité, et ne sont publiées ailleurs (site, réseaux sociaux) que si les personnes visibles ont donné leur accord pour le droit à l'image. La position GPS est retirée des photos et des vidéos. Une photo masquée ou effacée n'est plus accessible, même avec son ancienne adresse.
- Sondages : une réponse par compte. Deux sortes de sondages anonymes : dans une « urne », le site ne garde que le fait que vous avez répondu, jamais votre choix, et la réponse ne peut plus être changée ; dans un sondage « à noms cachés », personne ne voit à l'écran qui a choisi quoi, mais le lien est gardé pour que vous puissiez changer d'avis.
- Assemblée générale : votre présence (heure d'arrivée) et votre droit de vote. Pour un vote secret, le site garde seulement le fait que vous avez voté, jamais votre choix, et le résultat n'apparaît qu'à la clôture du vote. Pour un vote à main levée, le comité voit qui a choisi quoi, comme dans la salle.
- Événements organisés par Ilirët : à la caisse, chaque vente est notée avec le nom de la personne qui encaisse ; les acheteurs ne sont pas enregistrés. Un bénévole qui n'est pas membre peut recevoir un accès d'un jour à la caisse : le site garde son prénom et, s'il le donne, son téléphone ou son e-mail, effacés trois mois après l'événement.
- Quittances : la photo d'une quittance est lue directement sur votre appareil pour proposer les montants ; rien n'est envoyé à un service extérieur. La quittance est ensuite gardée dans un dossier privé avec la dépense.
- Covoiturage et bourse d'échange : ce que vous publiez (lieu de départ, téléphone si vous le donnez, annonces et jusqu'à quatre photos) est visible par les membres connectés, comme vos réactions (👍, 😂…) et vos commentaires sous une annonce. Le site compte combien de membres ont regardé une annonce, sans montrer qui. Les messages privés de la bourse restent entre le vendeur et l'acheteur. Les photos sont effacées avec l'annonce.
- Espace de chaque rendez-vous : les messages, les photos et les tâches (« Je m'en occupe ») d'un entraînement sont visibles par le groupe concerné, les parents des enfants, l'encadrement et le comité ; ceux d'un spectacle, par celles et ceux qui ont répondu « Je viens », l'encadrement et le comité. Pour une photo où l'on reconnaît des enfants, l'accord de leurs parents est nécessaire ; le comité peut retirer un message ou une photo. Tout est effacé un an après le rendez-vous.
- Page du comité : le nom, le rôle et, si la personne le souhaite, une photo et une courte biographie, publiés avec son accord, dont le comité note la date.
- Costumes et matériel : ce que l'association vous a prêté, avec la date à laquelle vous avez confirmé la réception.
- Sécurité : pour bloquer les robots, le site garde une empreinte chiffrée de l'adresse internet (jamais l'adresse elle-même) pendant une courte durée. Le back-office note qui a fait quoi et quand (journal).

Qui voit quoi ?

Chaque membre voit ses propres données et celles de ses enfants mineurs. Les responsables artistiques voient les membres de leurs groupes ; leurs assistants font seulement l'appel, sans voir les coordonnées. Le comité a trois niveaux : le niveau 1 (direction) voit les fiches, les informations pour l'encadrement et les finances ; le niveau 3 voit les fiches des membres, sans les finances ni les informations pour l'encadrement ; le niveau 2 fait l'appel des groupes, sans voir leurs coordonnées. L'accès au back-office demande toujours une double authentification (code sur le téléphone).

Combien de temps ?

- Messages du formulaire de contact : 24 mois.
- Demandes d'inscription : 12 mois après leur traitement.
- Notifications : 6 mois. Journal du back-office : 24 mois.
- Accès invités d'un jour : contact effacé 3 mois après l'événement.
- Discussions, photos et tâches des rendez-vous : un an après le rendez-vous.
- Corbeille : effacée définitivement après 30 jours.
- Données des membres : gardées tant que la personne est membre. Deux ans après un départ, le comité est invité à effacer la fiche.
- Factures et pièces comptables : 10 ans, comme le demande la loi.
- Sauvegardes : le serveur garde les 14 dernières sauvegardes quotidiennes et les 5 dernières faites avant une mise à jour. Les mots de passe et les codes de sécurité n'y figurent pas.

Où sont vos données ?

Le site, sa base de données, ses fichiers et ses e-mails sont hébergés en Suisse, chez Infomaniak. Vos données ne sont ni vendues ni transmises à des tiers.
Seule exception, si vous activez les notifications sur un téléphone : le message passe par le service d'envoi de votre téléphone (Google pour Android et Chrome, Apple pour iPhone, Mozilla pour Firefox, Microsoft pour Edge), qui peut se trouver hors de Suisse, notamment aux États-Unis. Le message est chiffré de bout en bout : ce service le transmet sans pouvoir le lire.

Sur votre téléphone

L'application garde une copie de l'accueil, du calendrier et des annonces pour les lire sans réseau ; jamais les factures, le profil ni le matériel. Cette copie est effacée quand vous vous déconnectez. La caisse d'un événement garde les ventes sur le téléphone tant qu'il n'y a pas de réseau, puis les envoie.

Cookies et services externes

Le site n'utilise aucun cookie de publicité ni de statistiques. Un cookie technique protège les formulaires et garde votre connexion ; il disparaît à la fermeture du navigateur. Si vous cochez « Rester connecté », un deuxième cookie garde la connexion 60 jours, et jamais plus de 90 jours sans retaper le mot de passe.
Les vidéos YouTube se chargent seulement quand vous cliquez sur « Lire la vidéo », depuis youtube-nocookie.com. Exception : si la page des vidéos montre une playlist qui démarre toute seule (sans le son), YouTube est chargé dès l'ouverture de cette page. Les liens vers TikTok, Instagram et Facebook ouvrent ces sites, qui ont leurs propres règles.

En cas de fuite de données

Si des données personnelles devaient être perdues ou consultées par erreur, le comité les protège aussitôt, informe le Préposé fédéral (PFPDT) quand la loi le demande, et prévient les personnes concernées.

Vos droits

Vous pouvez voir vos données et les télécharger depuis votre profil dans l'espace membres, demander à les corriger ou à les effacer, et retirer votre accord à tout moment, en écrivant à info@iliret.ch. Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).